Experience@Work

Privacy verklaring

1. Wie zijn wij?

Experience@Work is een grensverleggend matchingplatform van organisaties voor organisaties. Samen willen we senior talent zo lang en zo zinvol mogelijk inzetten op de arbeidsmarkt.

Deze Privacyverklaring is van toepassing voor iedere gebruiker van de website https://experienceatwork.be/ en al haar sub-sites (hierna “Website”) aangeboden door Experience@Work met maatschappelijke zetel te Minderbroedersgang 12, 2800 Mechelen (hierna “wij” of “ons” of “Experience@Work”), met ondernemingsnummer 0627.819.632. Experience@Work is eigenaar en beheerder van de Website.


2. Waarom hebben wij een privacyverklaring?

Vanwege de aard van onze diensten moeten we veel persoonlijke gegevens verwerken. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd en alleen worden gebruikt waar nodig, verbinden wij ons ertoe de hoogste normen inzake privacy te handhaven, inclusief de nieuwe privacywet ‘GDPR’ (General Data Protection Regulation), of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die op 25 mei 2018 in voege ging.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle informatie die ons wordt overgedragen via elektronische middelen. Deze informatie wordt verzameld door middel van de invulformulieren op onze Website.
Houd er rekening mee dat wanneer u contact met ons opneemt via een ander elektronisch medium (zoals Facebook of Twitter), de Privacyverklaring van die websites voorrang heeft in geval van strijdigheden met deze Privacyverklaring.


3. Hoe kan u ons bereiken?

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze Privacyverklaring kan u ons contacteren via volgende kanalen:

  • E-mail: info@experienceatwork.be of sharing.talents@experienceatwork.be
  • Adres: Minderbroedersgang 12, 2800 Mechelen, België
  • Website: experienceatwork.be

4. Welke informatie verzamelen we?

Via contactformulier:

  • Uw naam
  • Uw email adres
  • Het bericht dat u naar ons richt

Via job-e-mails:

  • Uw email adres

Via het solliciteren/aanmaken van profiel:

  • Contactgegevens, zoals naam, adres en geboorteplaats.
  • Professionele gegevens, zoals talenkennis en diploma’s.
  • Werkervaring, zoals vorige werkgever en job beschrijving.
  • Job voorkeur.
  • CV.
  • Motivatiebrief.
  • Aanvullende documenten gekozen door de gebruiker.

5. De geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens

Om uw persoonlijke gegevens te verwerken, vragen wij u, als toekomstige of huidige gebruiker van Experience@Work, om uw toestemming. Deze rechtsgrond wordt gebruikt voor verwerking van alle informatie die u ons toestuurt. Voor deze reden vragen we u te allen tijde uw toestemming alvorens we uw gegevens verwerken.


6. Waarvoor gebruiken we uw persoonlijke gegevens?

We behandelen uw gegevens voor verschillende doeleinden:

Gegevens vanuit het contactformulier:

  • Beantwoorden van enige vragen die u voor ons zou hebben.

Gegevens vanuit de Job-e-mails:

  • Inschrijving voor een mailinglist voor nieuwigheden en andere opportuniteiten te ontvangen.

Gegevens vanuit het Solliciteren/Aanmaken van uw profiel:

  • Aanmaken van uw professioneel profiel.
  • Nagaan of er een match bestaat tussen uw profiel en de vacatures die we beschikbaar hebben.
  • Het uitvoeren van onze job matching diensten aan u.

7. Hoe lang houden we uw data bij?

We bewaren uw persoonlijke gegevens voor een periode die niet langer is dan wat strikt noodzakelijk is voor het behalen van het doel waarvoor deze worden verwerkt. De bewaartermijnen variëren afhankelijk van het doel van de verwerking.

Gegevens vanuit het contactformulier:

  • Bewaartermijn voor deze gegevens bedraagt 1 jaar sinds het ontvangen van uw gegevens.

Gegevens vanuit de Job-e-mails:

  • Bewaartermijn voor deze gegevens bedraagt 2 jaar sinds het ontvangen van uw gegevens. U kunt te allen tijde uitschrijven van deze mailing lijst door de stappen te volgen onderaan de mail.

Gegevens vanuit het Solliciteren/Aanmaken van uw profiel:

  • Bewaartermijn voor deze gegevens bedraagt 2 jaar sinds uw laatste activiteit. Na een periode van 5 jaar zullen we uw gegevens als niet meer up-to-date beschouwen.

8. Wie heeft toegang tot uw data?

Wij hebben toegang tot uw gegevens, wanneer dit nodig is om een verwerking uit te voeren zoals hierboven is beschreven. Uw data wordt opgeslagen in onze systemen, waartoe de toegang beperkt is en de nodige technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de veiligheid te garanderen. Personen die toegang hebben tot de systemen zijn gehouden tot confidentialiteit.
We kunnen uw informatie delen met de volgende partijen:

  • Met ons personeel voor het uitvoeren van hun opdracht.
  • CVWarehouse die de opslag van de profielen en de CV’s voorziet. U kunt de Privacy Policy van CVWarehouse hier terugvinden.
  • Indien u solliciteert voor een bepaalde vacature, zullen uw gegevens worden gedeeld met het bedrijf dat de vacature beschikbaar heeft gesteld.

Wij verwachte te allen tijde van onze onderaannemers (sub verwerkers) minstens dezelfde niveau van bescherming en discretie, die wij ook garanderen voor uw persoonlijke gegevens.
We zullen uw gegevens niet overdragen aan partijen buiten de EER (Europese Economische Ruimte) zonder uw uitdrukkelijke toestemming.


9. Wat zijn mijn rechten?

De GDPR voorziet voor u een aantal rechten die, binnen bepaalde voorwaarden, kunnen worden ingeroepen. Hieronder vindt u een opsomming hiervan met een korte toelichting. Zoals reeds hierboven aangegeven kunnen deze rechten worden ingeroepen via de volgende kanalen:

1. Recht van inzage

Recht van inzage betekent eerst en vooral dat we u moeten informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en dat we uw rechten moeten beschrijven. Daarnaast moeten we u op uw aanvraag een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen. In de eerste instantie verwijzen we u naar deze Privacy Policy en de Website waar uw gegevens beschikbaar zijn.
Indien u toch een aanvraag doet, ontvangt u een exemplaar op eenvoudig verzoek via een van de bovengenoemde kanalen. Houd er rekening mee dat alleen het eerste exemplaar gratis is. Om de identiteit van de persoon die om toegang tot zijn gegevens verzoekt te verifiëren, vragen wij om een bewijs van uw identiteit. Indien wij twijfels hebben over u identiteit zullen wij pas een handeling stellen nadat wij u identiteit hebben kunnen bevestigen. We zullen u de informatie per e-mail toesturen.
Het is mogelijk dat bepaalde documenten persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen u altijd informeren als we niet binnen een maand aan het verzoek kunnen voldoen.

2. Recht op rectificatie (recht op correctie)

U heeft ten allen tijden het recht om uw gegevens aan te passen. Onze systemen zijn voorzien van de mogelijkheid om de gegevens door de gebruiker zelf te laten aanpassen. U kunt dit doen via uw profiel. In het geval dat we zelf vermoeden dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, kunnen we contact met u opnemen om dit te verifiëren.

3. Recht op gegevenswissing (recht om te worden vergeten)

U heeft ten alle tijden het recht om uw gegevens te wissen. Wanneer u aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we uw gegevens verwijderen. Uw e-mailadres en/ of telefoonnummer en/ of adres en/ of naam zal op een blacklist bewaard worden zodat ons systeem zal herkennen dat u niet langer wenst gecontacteerd te worden.
Omstandigheden wanneer wij u gegevens kunnen verwijderen:

  • We verwerken u gegevens niet meer of hebben deze niet langer nodig.
  • U trekt uw toestemming voor verwerking in, die uitsluitend op toestemming was gebaseerd.
  • U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (sectie 9.7).
  • Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
  • Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
  • Uw gegevens zijn verzameld met betrekking tot het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

Indien er een specifieke situatie is waarbij deze verwijdering niet kan worden uitgevoerd, zullen we dit melden aan u. De redenen om niet aan uw verzoek te kunnen voldoen, zijn een van de volgende:

  • Voor naleving van een wettelijke verplichting of in functie van het algemeen belang.
  • Voor archivering, onderzoek of statistische doeleinden in overeenstemming met artikel 89 van de AVG.
  • Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
  • Om redenen van volksgezondheid.
  • Het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie prevaleert.

4. Recht op beperking van verwerking

U heeft ten alle tijden het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. We zullen de verwerking stopzetten in het geval dat:

  • We in het bezit zijn van onjuiste gegevens.
  • Wanneer onze verwerking als onwettig wordt beschouwd.
  • Er sprake is van juridische claims.
  • U maakt bezwaar van verwerking (zie 9.7) tot dat de vraag is opgehelderd.

Wanneer de beperking van verwerking niet langer een bestaansreden heeft, zullen we u de redenen van het opheffen van de beperking meedelen.

5. Recht op kennisgeving

Wanneer u zich beroept op de bovengenoemde rechten, met uitzondering van het recht op toegang, zullen we dit doorgeven aan elke ontvanger aan wie de persoonlijke gegevens zijn verstrekt, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen met zich meebrengt. We zullen u op uw verzoek informeren over die ontvangers.

6. Recht op data-portabiliteit

Alle gegevens die u ons hebt verstrekt, die we verwerken op basis van toestemming of op basis van contractuele voorwaarden, en die we verwerken via geautomatiseerde middelen, worden op verzoek naar u of een andere controller (indien technisch mogelijk) in “leesbaar formaat” verzonden. Zo kunnen wij u een CSV-bestand van uw gegevens overhandigen of overdragen naar een andere partij die u aanduidt.

7. Recht op bezwaar

Wanneer we gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of op basis van het uitvoeren van een taak van algemeen belang, kan u bezwaar aantekenen. We zullen uw bezwaar onderzoeken en op de hoogte brengen van de resultaten. We kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.
Wanneer u bezwaar hebt tegen direct marketing, zullen wij u niet langer direct marketing sturen, vanaf het moment dat wij uw verzoek ontvangen.


10. Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, op elk moment kunt u uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken. Er zijn echter twee uitzonderingen. Ten eerste, als er nog een andere rechtsgrond is voor het verwerken van uw gegevens, zullen we uw gegevens binnen die rechtsgrond nog steeds verwerken. Ten tweede mag intrekking van toestemming niet worden gebruikt om contractuele verplichtingen te omzeilen. Kort gezegd: als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen naar de toekomst toe en wordt alle eerdere verwerking als legaal beschouwd. Als de noodzaak om een contract uit te voeren aanwezig is, worden uw gegevens op die basis verder verwerkt.
U kan uw toestemming intrekken door ons te contacteren via:

 


11. Hoe kunt u een klacht indienen?

Als we niet in staat waren om uw verzoek optimaal te behandelen, heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit kan via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

 


12. Waarom verplichten wij u om bepaalde velden in te vullen alvorens u een verzoek kunt indienen?

Zo kunnen wij uw vraag snel en eenvoudig beantwoorden. Alle andere informatie die u geeft is facultatief. Indien uw de verplichte velden niet of incorrect invult, kan uw vraag mogelijks niet (volledig) beantwoord worden.


13. Wijzigingen in ons beleid

Deze Privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en is van toepassing vanaf 01/01/2020. We behouden ons het recht voor om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Met uitzondering van kleine wijzigingen zullen wij u op de hoogte stellen van elke wijziging die een impact heeft op u situatie.